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Das Wichtigste zum
Jahreswechsel ...

Meldepflicht für Registrierkassen

Ursprünglich sollte eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme bereits ab 2020 gelten. Mehrfach wurde sie seitdem allerdings verschoben. Der Grund: Weder digital noch auf dem Papier gab es ein Verfahren für die Umsetzung. Dies ist seit dem 1.1.2025 jedoch anders. Dafür sorgt die ERiC-Schnittstelle im Programm "Mein ELSTER" (BMF, Schreiben v. 28.06.2024, IV D 2 - S 0316-a/19/10011 :009, BStBl I 2024, 1063 (2)).

Hintergrund der Kassenmeldepflicht beim Finanzamt ist, dass die Finanzverwaltung einen Überblick über die genutzten Kassensysteme gewinnen möchte. Dabei will sie nicht nur wissen, welche Systeme eingesetzt werden. Sie interessiert sich auch für deren Alter, ihre mögliche Vernetzung und die verwendeten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE). Denn mit diesen müssen elektronische Kassen seit 2023 ebenfalls ausgerüstet sein.

Was Kassennutzer nun tun müssen

Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem mit TSE nutzen, müssen dies seit 2025 ihrem Finanzamt melden. Dies gilt auch für andere elektronische Aufzeichnungssysteme wie z. B. Waagen mit Kassenfunktion. Bei allen Systemen, die vor dem 1.7.2025 gekauft, geleast oder gemietet werden, profitieren sie dabei von einer Übergangsfrist. Das heißt, diese Geräte sind bis zum 31.7.2025 über das "Mein ELSTER"-Portal anzumelden. Elektronische Kassen, die Unternehmen ab Juli 2025 anschaffen, müssen dann innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Sind mehrere Kassen in einem Verbundsystem zusammengeschlossen, ist dennoch jedes einzelne Gerät beim Finanzamt anzugeben. Haben einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme dabei aber keine Kassenfunktion wie dies z. B. bei Orderhandys der Fall ist, wird nur das System mit Kassenfunktion übermittelt. Zu beachten ist bei der Meldung außerdem, dass alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zusammengefasst werden.

Die Meldepflicht für Registrierkassen betrifft allerdings nicht nur deren Inbetriebnahme. Wer ein elektronisches Kassensystem nicht mehr nutzt, muss dies ebenso bei seinem zuständigen Finanzamt melden. Dies gilt unabhängig davon, ob die alte Kasse durch eine neue ersetzt wird, ob sie nicht mehr funktioniert oder vielleicht gestohlen wurde. Die Meldefrist beträgt auch in diesem Fall einen Monat.

Damit Unternehmen ihrer Mitteilungspflicht fristgerecht nachkommen können, sollten sie sich einen Überblick über die in ihrem Betrieb genutzten Geräte verschaffen. Dazu gehört auch eine Übersicht über die Daten, die sie für die Meldung benötigen. Liegen diese vor, lassen sie sich schnell und unkompliziert nach Freischaltung der Schnittstelle in "Mein ELSTER" einpflegen und übermitteln.

Erforderliche Angaben in der Mitteilung

Neben Angaben zum Steuerpflichtigen erfordert die Meldung an die Finanzbehörde einige Informationen zum eingesetzten Kassensystem. Zu übermitteln sind daher Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen. Hinzu kommen Angaben zur Art des elektronischen Aufzeichnungssystems einschließlich der Seriennummer sowie zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung. Ebenfalls anzugeben ist die Anzahl der genutzten Systeme sowie deren Anschaffungsdatum. Wird ein Gerät außer Betrieb genommen, melden Unternehmer das entsprechende Datum und den Grund.

Gesetzliche Änderung bei Überweisungen

E-Rechnung - Zusammenfassung

Die nachfolgenden 10 Punkte fassen die wichtigsten Aspekte zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungen (B2B) zusammen:

  1. Die gesetzlichen Pflichten zur Rechnungsausstellung werden durch das Wachstumschancengesetz umfassend neu formuliert und inhaltlich angepasst.
  2. Ab dem 01.01.2025 ist für alle Unternehmensgrößen verpflichtend die Möglichkeit zum Empfang einer elektronischen Rechnung als strukturierter Datensatz bei inländischen B2B-Leistungen sicherzustellen.
  3. Ab dem 01.01.2028 ist für alle Unternehmen verpflichtend eine elektronische Rechnung als strukturierter Datensatz bei inländischen B2B-Leistungen auszustellen.
  4. Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
  5. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung besteht für Leistungen eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer im Inland (B2B).
  6. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung besteht auch im Falle der Abrechnung durch eine Gutschrift, wenn die Rechnung durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird.
  7. Die EU-Norm für elektronische Rechnungsausstellung, gemäß der Richtlinie 2014/55/EU, legt die inhaltlichen Anforderungen an das strukturierte Format einer elektronischen Rechnung fest.
  8. Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsausstellung dient der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und der Effizienzsteigerung in Unternehmen.
  9. Die Einführung der E-Rechnung B2B bildet die Voraussetzung für die Einführung einer Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches IT-System der Verwaltung.

Unternehmen sollten sich frühzeitig mit dem Thema der elektronischen Rechnung auseinandersetzen, um von den vielen Vorteilen zu profitieren.

Weitere Informationen (bitte anklicken):

2024: Neue Pflichtangaben auf Kassenbons

Ab 1. Januar 2024 werden die Pflichtangaben auf Kassenbons erweitert. Dann müssen sowohl die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems als auch des Sicherheitsmoduls mit auf den Kassenbons angegeben werden. Auch der Prüfwert und der fortlaufende Signaturzähler müssen ab 2024 auf den Bons stehen.

Grundsätzlich müssen Kassenbons mit Einführung der Bonpflicht im Jahr 2020 in Papierform ausgegeben werden - oder bei Zustimmung des Kunden - in digitaler Form im PDF-Format.

Folgende Pflichtangaben müssen auf dem Bon enthalten sein:

Neu (zusätzlich) ab 1. Januar 2024: Betriebe dürfen die Daten in einem QR-Code auf dem Kassenbon bereitstellen.

"Werden bei der nächsten Betriebsprüfung oder Kassennachschau Verstöße gegen diese Vorschriften der Kassensicherungsverordnung festgestellt, kann das teuer werden", warnt der Handelsverband Bayern. Denn entspricht die Kassentechnik nicht den gesetzlichen Anforderungen, kann das Finanzamt Steuern aufgrund eines geschätzten Gewinns festsetzen.

Transparenzregister

Das Transparenzregister ist seit dem 1. August 2021 ein Vollregister. Das heißt, die wirtschaftlich Berechtigten von Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsgesellschaften müssen dann auch über dieses Register abrufbar sein. Bisher mussten sie sich nicht ins Transparenzregister eintragen, weil ihre Daten bereits in ihren jeweiligen Registern standen. Sie profitierten von der sogenannten Meldefiktion. Diese Meldefiktion, die bisher vor allem GmbH zu Gute kam, wurde jetzt gestrichen. Seit dem 1. August 2021 müssen alle juristischen Personen des Privatrechts, wie AG, GmbH, und in öffentlichen Registern eingetragene Personengesellschaften, wie OHG, KG, Partnerschaftsgesellschaft sowie Stiftungen oder Trusts, den oder die wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister melden.

Gesellschaften, die bisher von der Meldefiktion profitiert haben, können folgende Übergangsfristen für die erste Pflichtmeldung nutzen:

Gerne kann ich diese Eintragung für Sie übernehmnen.

Elektronische Aufzeichnungssysteme

Zum 31. März 2021 läuft die Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung aus. Das BMF hatte diese Nichtbeanstandungsregelung mit Schreiben vom 06. November 2019 bis zum 30. September 2020 verfügt. Das Bayerische Staatsministerium der Finanzen und für Heimat hatte sie mit Schreiben vom 10. Juli 2020 bis zum Ende diesen Monats verlängert. Ab dem 01. April 2021 eingesetzte Kassensysteme müssen daher mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein.

Die Meldeverpflichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme gem. § 146a Abs. 4 AO bleibt hingegen weiter bis zur Schaffung einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit für diese Meldungen an die Finanzverwaltung ausgesetzt. Es ist derzeit noch nicht absehbar, wann eine derartige Übermittlungsmöglichkeit zur Verfügung stehen wird. Sobald der Kammer hierzu neue Informationen vorliegen, werden wir Sie informieren.

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